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RPA
Virtuelle Helfer übernehmen monotone Aufgaben

Immer mehr Banken und Finanzinstitute nutzen die Vorteile von Robotic Process Automation (RPA). Die Automatisierung der Arbeitsabläufe soll dazu beitragen, Kosten zu senken und mehr Effizienz zu bringen. Doch was genau steckt hinter RPA? Es handelt sich hierbei um eine Technologie, die ursprünglich aus der klassischen Prozessautomatisierung hervorgegangen ist. Bei der von KI getriebenen RPA kommen jedoch keine physischen Roboter zum Einsatz. Vielmehr handelt es sich um Software-Roboter, die Prozesse auf der Grundlage einer bestimmten Programmierung selbstständig abwickeln können.

Alexander Steiner, Chief Solution Architect bei der Bonner Softwarefirma meta:proc GmbH, betont: „Virtuelle Helfer in Form von RPA dienen dazu, jene Aufgaben zu übernehmen, die zeitaufwendig und monoton oder mit einem hohen Datenvolumen verbunden sind.“ Die Technik eignet sich in Banken somit etwa für die Änderungen von Kundenstammdaten oder die Bearbeitung von Kreditanträgen. Die Software-Roboter tragen darüber hinaus dazu bei, die Kundenzufriedenheit in den Instituten zu verbessern, indem Aufträge zügiger bearbeitet und Verbraucher laufend über den aktuellen Status ihrer Anfragen informiert werden.

Vielseitiger Einsatzbereich für intelligente Workforce

Ob im Bank- oder Versicherungswesen, in der Kommunikations- oder Transportbranche: Querschnittsfunktionen wie Kundenservice oder Human Resource Management gleichen sich je nach Bereich im Aufbau und in den Prozessen – der Einsatzbereich für eine intelligente Workforce sei vielseitig, teilt meta:proc mit. In der Regel dauere der Onboarding-Prozess – der Prozess der Aufnahme und Einarbeitung neuer Angestellter – in einem Unternehmen etwa einen Monat. Hierbei müssten die Referenzwerte des neuen Mitarbeiters in allen Abteilungen, wie Buchhaltung, Personalabteilung, Sekretariat und IT, aufgenommen werden.

Außerdem gelte es, den Arbeitsplatz mit allen notwendigen Arbeitsmitteln auszustatten und Zugänge zu hinterlegen. Wenn es hierbei zu Fehlern komme, etwa unkorrekt eigegebenen Daten, erhalte der neue Kollege keinen Zugang zu wichtigen Dokumenten, tauche in keiner Telefonliste auf oder empfange aufgrund eines Tippfehlers in der Adresse keine E-Mails. „In vielen Unternehmen macht der Personalaufwand ohnehin die größte Kostenstelle aus, zusätzlich steigen die Aufwände hierfür von Jahr zu Jahr“, erläutert Steiner.

Verzögerungen und lästige Wartezeiten

Für ein Unternehmen sei es von zentraler Bedeutung, neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und richtig einzuarbeiten, heißt es. Allerdings zeige sich, dass gerade dieser wichtige Prozess oftmals missglücke: Fast 12 Prozent der Neuzugänge kündigten innerhalb der ersten 100 Tage nach Stellenantritt, weitere 15,7 Prozent würden in dieser Phase über eine Kündigung nachdenken. Angestellten fehle häufig die Zeit, sich gewissenhaft um neue Kollegen zu kümmern. Zudem komme es bei der Abarbeitung von IT-Prozessen wie etwa dem Einrichten von persönlichen Konten oder Zugängen oftmals zu Verzögerungen und lästigen Wartezeiten.

„Viele Tätigkeiten laufen beim Onboarding standardisiert ab, was bedeutet, dass ein Software-Roboter diese ohne Probleme ausführen kann“, bekräftigt Steiner den Angaben zufolge. „Mit einer Fehleranfälligkeit von null arbeitet die Automation bei Bedarf 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche.“ Außerdem etabliere der Einsatz moderner Technologien eine neue Lern- und Bildungskultur im Unternehmen: Mitarbeiter tasteten sich schrittweise an die digitalen Hilfsmittel heran.

Automatisierte Abwicklung von Gehaltsabrechnungen

Die Folge: Damit erhöhe sich der Nutzen um ein Vielfaches und lasse auch Vorgänge mit geringeren Geschäftsvorfall-Volumina schnell sinnvoll erscheinen. Neben den Onboarding-Prozessen unterstütze RPA im Human Resource Management auch bei der Verwaltung von Arbeits- und Fehlzeiten sowie der automatisierten Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder der Einbindung in die Mitarbeiterakquise mithilfe von HR-Systemen.

Als elementar bei der Implementierung von Automationen erweise sich die Wahl eines geeigneten Vorgangs: Standardisierte Abläufe mit einem hohen Arbeitsvolumen bildeten die Grundlage für RPA. „Wer einmal angefangen hat zu automatisieren, kann nach ersten Erfolgen zudem einfach auf die bereits umgesetzten Projekte aufbauen und Schritt für Schritt weitere Prozesse optimieren“, erklärt Steiner. (ud)

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